Uma reunião de uma hora pode custar à sua empresa cerca de 1.900 euros. Outros estudos falam em poupanças anuais superiores a 22.000 euros por trabalhador
Já lhe aconteceu, no final de uma reunião, pensar que aquele encontro — presencial ou virtual — poderia ter perfeitamente sido apenas um email? No Teams, entre 2020 e 2022, o número de reuniões semanais disparou mais de 150%. Mas terão sido essas reuniões mesmo necessárias? A Shopify considera que não, e quer mostrar o impacto económico para as empresas. Uma reunião de uma hora pode custar quase 2.000 euros para a empresa. Outros estudos falam em, por cada reunião cancelada, em poupanças anuais superiores a 22.000 euros por trabalhador.
A Shopify anunciou recentemente nova ferramenta destinada a eliminar as reuniões desnecessárias na empresa, avança a Quartz (acesso livre, conteúdo em inglês). O objetivo é pôr os colaboradores a calcular o custo das reuniões antes de marcarem esses compromissos nos seus calendários. Uma forma de consciencializá-los e levá-los a repensar a sua necessidade e pertinência.
Trata-se de uma calculadora de custos, que calcula o preço de qualquer reunião com três ou mais pessoas. Agora, quando os colaboradores abrem o Google Calendar para agendar um evento, uma ferramenta integrada utiliza dados sobre o salário médio, o número de participantes e a duração do evento para calcular o preço previsto. Uma reunião de uma hora pode custar à sua empresa 2.115 dólares (o equivalente a cerca de 1.918 euros).
“Para nós, o valor em dólares não é a questão”, começa por afirmar o diretor de operações da Shopify, Kaz Nejatian.
“A calculadora de custos está aqui para desafiar o status quo, incentivando as nossas equipas a reconsiderar a necessidade de reuniões e a explorar métodos de colaboração mais criativos”, continua.
Desde janeiro, altura em que a Shopify lançou o projeto-piloto de avaliação da necessidade e pertinência das reuniões em toda a empresa, já foram cancelados mais de 12.000 eventos recorrentes nos calendários dos funcionários, numa tentativa de reduzir as reuniões que não mereciam o dispêndio de tempo.
Os líderes afirmam que a empresa gasta agora, em média, menos 14% de minutos em reuniões e está num bom caminho para atingir um aumento de 18% no número de projetos entregues este ano. Por enquanto, a ferramenta está disponível apenas para os funcionários da Shopify.
No ano passado, uma investigação da University of North Carolina Charlotte, em conjunto com a Otter.ai, sobre este tema concluiu que a redução de reuniões desnecessárias poderia poupar às organizações cerca de 25.000 dólares por ano –- o equivalente a 22.702 euros –- por empregado. Feitas as contas, para uma equipa de 100 pessoas, a poupança poderia ascender a 2,5 milhões de euros anuais.
“O tempo gasto em reuniões aumenta à medida que os trabalhadores sobem na hierarquia da organização. Os gestores, que o estudo definiu como tendo, pelo menos, quatro reuniões [semanais], assistiram a mais 6,9 reuniões, que se traduzem em mais 8,5 horas por semana”, mostrou o estudo “The cost of Unnecessary Meeting Attendance” na época.
Para saber quanto pode estar a perder numa reunião demasiado longa, já existem algumas ferramentas online que o ajudam a calcular os gastos, como é o caso da Readytalk ou da Meetingking. Nestas plataformas, pode registar o tempo das reuniões, o número de participantes, e, com isso, calcular o custo de cada reunião, tendo por base o salário de cada trabalhador, os mesmos parâmetros de que a nova ferramenta da Shopify necessita.
Mas a redução das reuniões não só proporciona uma oportunidade de reduzir custos para a empresa, alerta a investigação da University of North Carolina Charlotte. Permite também uma utilização mais eficaz do tempo dos seus funcionários, o que se pode traduzir numa melhoria da sua “produtividade” e até do seu “estado de espírito”.
Da comunicação assíncrona aos dias sem reuniões
Com a era pandémica, o trabalho remoto e os novos modelos de trabalho híbrido que vigoram em grande parte das empresas de serviços, as reuniões por Zoom, Google Meet, Teams ou qualquer outra plataforma de videochamada, passaram a ser cada vez mais habituais.
Um relatório da Microsoft concluiu que o utilizador médio do Teams registou um aumento de 252% no tempo que passa em reuniões semanais de 2020 a 2022. E o número de reuniões também aumentou, tendo subido mais de 150% para os trabalhadores em todo o mundo.
Para evitar o desgaste das reuniões atrás de reuniões, algumas empresas — atentas a esta questão — já implementaram certas medidas. É o caso do Mercadão, que tem tentado recorrer, sobretudo, à comunicação assíncrona, particularmente útil quando se tem operações em vários fusos horários. E o resultado tem sido uma melhor colaboração entre os colegas e uma melhor articulação do trabalho com as dinâmicas familiares que cada um dos colaboradores tem, garante a empresa.
Já a Nhood Portugal implementou uma política de gestão do trabalho que estabelece que as sextas-feiras são dias sem reuniões. Nos restantes dias só é permitido agendar reuniões entre as 10h00 e as 17h00.
Também a Evolve, que está a participar no projeto-piloto do Governo para testar a semana de quatro dias de trabalho, está a reduzir o tempo da maioria das reuniões para 45 minutos, no máximo.
