Agora que as pessoas regressaram aos escritórios, é possível serem produtivas sem se enterrarem sob uma pilha de trabalho por fazer
Acordar, vestir-se, viajar de e para o trabalho, fazer o jantar e ir dormir. Se tiver filhos, multiplique essas tarefas por muito mais coisas.
Entre esses momentos, estão dezenas de tarefas para serem feitas. O trabalho remoto deu a muitas pessoas tempo adicional para trabalhar em listas pessoais de tarefas ou fazer uma pausa.
O regresso do trabalho presencial significa menos tempo para completar tarefas. Nem sempre se termina tudo o que se quer, o que às vezes pode fazer-nos sentir culpados e ansiosos pelo dia seguinte. Mas não tem de ser assim.
Com o regresso de muitas pessoas aos escritórios, é possível continuarem a ser produtivas sem se enterrarem sob uma montanha de trabalho por fazer. Os especialistas em produtividade partilharam as suas dicas mais eficazes para conquistar objetivos, reduzindo o stress.
Dê prioridades às suas tarefas
O primeiro passo é dividir as suas tarefas em objetivos de curto, médio e longo prazo, disse Alejandro Lleras, professor do departamento de Psicologia da Universidade de Illinois Urbana-Champaign.
Depois disso, classifique-os com base no nível de urgência para saber quais fazer primeiro. Este processo permite-lhe focar-se nas tarefas que são mais sensíveis ao tempo, sem perder de vista os objetivos a longo prazo, acrescentou Lleras.
"As pessoas podem sentir-se ocupadas, fazendo sempre o que é de curta duração, que pode não ser o mais urgente, mas é fácil de concluir. Esta é uma armadilha comum que deixa as pessoas exaustas sem concluir os objetivos maiores”, acrescentou Lleras.
“Quando nos focamos nas tarefas de maior prioridade em primeiro lugar, também sentimos menos pressão para continuar no final do dia, porque aquilo que foi protelado tende a ser menos importante e pode ser tratado mais tarde”, disse Earl Miller, Professor de Neurociências no Instituto Picower para a Aprendizagem e Memória do Instituto de Tecnologia de Massachusetts, em Cambridge.
Descubra o seu horário de trabalho ideal
“Algumas pessoas podem trabalhar em tarefas importantes que exigem muita atenção, mas não trabalham nelas na altura do dia em que são mais produtivas. Assim, desperdiçam energia preciosa que poderia ser usada noutras coisas”, disse Lleras.
“Em vez de trabalhar nas tarefas mais importantes em momentos variados, concentre-se em usar o tempo em que está mais produtivo e focado para concluir itens de lista de tarefas. Se não tiver a certeza de quando é a hora ideal do dia, estabeleça um horário regular de sono. Depois, tente trabalhar em diferentes horas do dia. Seja qual for o momento em que se encontre mais produtivo, tente guardar esse momento o máximo possível para que possa fazer mais coisas.
É importante ter em conta quais são os seus pontos fortes e quais são os constrangimentos da sua família. Para pais e cuidadores, pode ser depois de colocar as crianças na cama”, acrescentou Lleras.
O poder da monotarefa
“A sociedade tem insistido que o multitasking é uma capacidade importante, necessária para ter sucesso. Contudo, quando vão alternando vários objetivos, estamos a gastar tempo valioso a fazer malabarismos com uma série de tarefas e a reconfigurar constantemente o cérebro, o que requer um esforço extra.
Isto reduz a produtividade, por isso, as pessoas conseguem alcançar menos do que se se focassem na monotarefa, ou seja, fazer uma tarefa de cada vez”, disse Miller.
Miller recomendou que começasse por configurar um temporizador durante 20 minutos e trabalhar apenas numa tarefa até esse tempo acabar. “Aos poucos, pode ir aumentando a sua tolerância a períodos de tempo mais longos. Se o fizer, vai descobrir que a qualidade do seu trabalho vai melhorar, bem como a sua eficiência, para que seja mais produtivo”, acrescentou ele.
Aceite que pode não terminar tudo
“Há um limite para aquilo que alguém consegue fazer num dia, por isso, as pessoas não devem esforçar-se em exagero até ao ponto de exaustão”, disse Larry Rosen, Professor Emérito de Psicologia na California State University, Dominguez Hills.
“É importante estabelecer limites para si próprio, tal como os pais definem regras para os filhos, tal como irem para a cama às 21h00. Estabelecer um horário de pausa diariamente, quando não está a trabalhar, é outra ótima forma de parar de pensar em tarefas não concluídas. Ajuda a definir limites e reduz a preocupação com o trabalho inacabado sobre o qual alguém poderá contactá-lo. Por exemplo, pode definir uma mensagem automática, quando terminar o trabalho todos os dias, dizendo que responderá na manhã seguinte”, disse Rosen.
“Não importa quantas técnicas experimente para maximizar o seu tempo, pode não ser suficiente, e não há problema. O autoconhecimento é tudo. Reconhecer que tem menos tempo e que não consegue fazer tanta coisa, ajuda a retirar alguma pressão”, disse Miller.
