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Cuidado: não escreva emails com demasiada pontuação (e tenha amor pela Times New Roman ou Arial)

15 abr 2023, 11:00
Computador

Dois ou três conselhos para utilizar devidamente o email, que é umas das ferramentas tecnológicas mais presentes - e por vezes mais cansativas mas também mais importantes - no local de trabalho (e não só). Pelo meio: temos conselhos sobre o WhatsApp, que é também umas das ferramentas tecnológicas mais presentes - e por vezes mais cansativas mas também mais importantes - no local de trabalho (apesar de haver quem seja contra o WhatsApp em contexto empresarial)

Um email deve ser breve, direto e personalizado ao destinatário. Em contrapartida, um email não deve ter demasiada pontuação, críticas negativas nem ser enviado fora do horário de trabalho. Apesar da sua rapidez e eficiência, existe ainda quem prefira uma comunicação mais imediata através de aplicações como o WhatsApp. No entanto, neste ponto as opiniões divergem: há quem julgue que só devem ser usadas as aplicações aprovadas internamente pela empresa (e que se evitem aplicações gratuitas), mas há quem considere que pode ser legítimo o uso de programas externos para se esclarecer dúvidas rápidas.

Email: saudações

O assunto do email deve refletir o conteúdo, além de captar a atenção do destinatário, enquanto o texto deve ser revisto antes de se enviar o email, de modo a evitar erros "ortográficos, sintáticos ou de digitação", explica a diretora de qualidade e auditoria da Multipessoal, Raquel Ramalho. Adicionalmente, devem ser selecionadas as pessoas certas para incluir na lista de destinatários, tirando também partido da opção CC, consoante o assunto. O objetivo é que a linguagem seja adequada e a mensagem esclareça o que se espera, acrescenta.

Mário Rocha, senior manager na Hays Portugal, explica que um email em contexto de trabalho deve ser sempre acompanhado de um tom profissional mas também adequado ao contexto, ao tema e mesmo à própria relação com o destinatário. Esta é uma visão também partilhada pelo grupo Adecco, que aconselha ainda a incluir no email um cumprimento no início e uma saudação no fecho.

No que toca à assinatura, o grupo Adecco destaca que esta deve ser coesa, atualizada e com elementos como nome, função, empresa, morada ou número de telefone, sublinhando ainda a necessidade de responder com a maior rapidez possível.

Email: I ❤️ Times New Roman

Deve evitar-se as mensagens demasiado longas, ou no caso de tal ser impossível é recomendado dividir o texto em pontos para organizar melhor a leitura, já que “emails demasiado extensos tornam-se cansativos e parte do conteúdo pode perder-se durante a leitura”, esclarece o senior manager da Hays.

Já a diretora de qualidade de auditoria da Multipessoal recomenda não enviar emails fora do horário de trabalho, mesmo que estejamos num contexto de maior flexibilidade e de trabalho remoto ou híbrido.

"Ainda que haja situações de maior urgência na resposta, é importante priorizar o bem-estar individual e comunicar em horário compatível. A prática de utilizar um disclaimer sobre tempos ou horários de resposta no final da assinatura de e-mail é um reflexo disto", aponta Raquel Ramalho, diretora de qualidade e auditoria da Multipessoal.

Por sua vez, utilizar letras maiúsculas ou pontuação em excesso no título e corpo do email, salvo em casos específicos, também deve ser evitada, já que tal pode ser mal interpretado como um tom de maior agressividade, explica Raquel Ramalho. Utilizar o email enquanto chat, trocando demasiadas mensagens num curto espaço de tempo, deve ser igualmente evitado, pois tal não garante uma resposta mais rápida do outro lado.

O grupo Adecco recomenda ainda evitar abreviaturas, críticas negativas e a utilização de tipos de letra demasiado sofisticadas, aconselhando antes o uso de letras como Times New Roman e Arial.

WhatsApp: não há consenso

O grupo Adecco realça que a utilização de qualquer programa, seja de que género, deve sempre ter a aprovação da equipa de tecnologias da informação, mesmo quando falamos de softwares gratuitos - já que os mesmos não têm sistemas de segurança que possam ser controlados. Neste sentido, o envio de informações confidenciais ou do dia-a-dia da empresa deve manter-se restrito a softwares internos ou autorizados, sendo ainda aconselhável que essa informação esteja disponível no código de conduta.

Mário Rocha, por oposição, sugere que o uso de aplicações externas pode ou não ser adequado consoante o tema tratado, a sua importância, a sensibilidade e, novamente, a relação com o destinatário. No caso de se tratar de assuntos confidenciais e de elevada importância, o senior manager da Hays defende que o email é o canal mais indicado.

Quanto a outros assuntos, continua Mário Rocha, há pessoas que preferem usar canais mais informais e diretos, como o caso do WhatsApp. No entanto, salienta a importância de se saber o momento e o tema indicado para usar quer um quer outro.

Também neste sentido, Raquel Ramalho destaca que as empresas devem disponibilizar vários meios de comunicação e explica que durante a pandemia as pessoas habituaram-se a comunicar digitalmente. Ferramentas como o WhatsApp ou o Microsoft Teams permitiram manter o ritmo de trabalho e continuidade dos negócios num período onde tal era necessário, acrescenta. Mas, embora estas ferramentas tenham surgido enquanto solução de curto prazo, esta forma de comunicação manteve-se e proliferou.

"Atualmente, o grande desafio para as organizações é garantir que estas ferramentas são usadas nas situações adequadas e conseguir demonstrar que não devem substituir o contacto mais formal e estruturado por email e até a própria comunicação presencial", diz Raquel Ramalho.

A responsável da Multipessoal sublinha também que as ferramentas externas de chat podem e devem continuar a ser usadas para abordar determinados temas, como o esclarecimento rápido de dúvidas ou troca de impressões e lembretes. No entanto, Raquel Ramalho defende ser fundamental que as organizações consigam revalorizar outras formas de comunicação.

Emails: os inapropriados

Caso esteja em causa um email inapropriado, Mário Rocha sustém que estes devem ser geridos por alguém sénior ou outro superior, de modo a serem tomadas as medidas apropriadas. O grupo Adecco também vai ao encontro das palavras de Mário Rocha, destacando que deve usar-se o bom senso, mas alertando que é difícil definir o que é inapropriado.

Sempre que estiver em causa um email que deixe alguém desconfortável, este deve ser reportado de forma natural à chefia direta, avança a Adecco. Caso o problema seja com essa mesma chefia, deve falar-se com o departamento de recursos humanos para que ajude a resolver a situação da forma mais justa.

Raquel Ramalho apela à análise para se perceber se o email foi realmente intencional ou se pode de alguma forma estar a ser mal interpretado. “Não se deve assumir, desde logo, uma posição defensiva e/ou agressiva e o primeiro passo é não responder no imediato”, acrescenta. Em seguida, deve ser analisada a própria relevância de se responder e  depois "organizar os pensamentos" antes de se construir a resposta, de forma a não sermos impulsivo nem a recuperar situações do passado mantendo o tema restrito.

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